NOZHAN

دورکاری در زمان ویروس کرونا

مدیریت دورکاری در زمان بروز بحران ویروس کرونا

با پررنگ تر شدن تلفات ویروس کرونا و فراگیر شدن آن، دنیای بیزینس در چند هفته اخیر دچار تغییرات زیادی شد. از سقوط سهام ها و بسته شدن کارخانه های زیادی که خط تولیدی در چین داشتند، تا ترس گسترده در بین مردم که منجر به کمرنگ شدن فرایند های کاری شد ، تا تصمیمات سازمانی که بسیاری از شرکت ها و کسب و کار ها در تعطیلی یا دورکاری کارمندان گرفتند.

پیش تر پستی در رابطه با پیشگیری هوشمند چین در بحران کرونا و استفاده از نقش داده در مدیریت بحران را منتشر کردیم. اینجا را ببینید.

بحران، بخشی از بیزینس است. در بروز بحران دو مسئله بسیار مهم است، اول مدیریت بحران و دوم تصمیمات سازنده ای که پیش از وقوع بحران باید احتمال آن ها پیش بینی می‌شد.

با نگاه واقع نگر به بحران اخیر، و بسیاری بحران های دیگر مانند قطعی اینترنت، تغییرات آب و هوایی، آلودگی هوا و یا شرایط سیاسی که پیش آمد، می‌بینیم که ضعف در مدیریت بحران و یا پیش بینی و اتخاذ تصمیم های به موقع، چه در سطح دولتی، حکومتی و یا سازمانی وجود دارد.
منطق در شرایط فراگیر بودن یک بیماری ویروسی، کم کردن سطح تماس انسان ها با یکدیگر است.

این شرایط چه تاثیری بر شرکت ها و کسب و کار ها دارد؟

دنیای کسب و کار امروزی با نیروی دورکار آشنایی خوبی دارد. ولی دورکاری شاید تا این بحران تنها به فریلنسر ها و یا پیمانکاران پروژه ای اختصاص داشت.

شرایط به وجود آمده در حضور ویروس کرونا در ایران به دو معنا بود.

  1.  برخی کسب و کار ها مجبور به تعطیلی مقطعی شدند که ضرر هنگفتی را به سازمان می‌زند. کسب و کار هایی که تنها با حضور کارمندان و یا کارگران قادر به فعالیت هستند، مانند کارخانه هایی که اتوماسیون نشده اند، کافه ها و رستوران ها، شرکت هایی که تنها با مراجعین حضوری تعامل داشتند و یا کسب و کار های فروش که زیرساخت های فروش آنلاین را در فرایند خود نسنجیده بودند.
  2. برخی از کسب و کار ها که با تعطیلی موقت شرکت، پروتکل های دورکاری را فعال کردند.

ویروس کرونا، بحرانی برای تست و پیاده سازی شرایط دورکاری

هر حادثه‌ی بدی که اتفاق بیفتد، در دل خود می‌تواند نکته‌ی مثبتی داشته باشد.

ویروس کرونا به دلیل سرعت انتشار بالا، تبدیل به عاملی برای شیفت شدن نیروهای کار از تمام وقت به دورکار است. در واقع، به تعبیر Forbes، این ویروس بزرگترین آزمایش در زمینه دورکاری از منزل در طول تاریخ است.

Infact, the coronavirus is already proving to be the biggest expriment in working from home, in history

تکنولوژی سهم به سزایی در این مسئله دارد. ارتباطات امروزی به سادگی از طریق ایمیل و سیستم های پیامرسان، اشتراک اسناد از طریق سرویس هایی بر پایه ایمیل و ابر، قرار های ملاقات و جلسات از طریق سرویس های تماس تصویری و آنالیز میزان پیشرفت کارها از طریق ابزار های مدیریت سازمانی قابل مدیریت هستند.

بسیاری از کسب و کارها، سازمان‌ها، موسسات و شرکت ها پیش از رخ دادن این بحران نیز از برخی از راهکارهای کار کردن از راه دور یا Remote Working استفاده می‌کردند. ولی شرکت هایی که تا به حال برنامه های زمانی منعطف و یا سیاست های دورکاری را در فرایند‌های خود نداشته اند به سادگی می توانند مدل کاری خود را با در نظر داشتن چند نکته جایگزین کنند:

کار کردن از راه دور به معنای عدم شفافیت نیست

محدودیت در ارتباط فیزیکی نباید باعث قطع ارتباط شرکت با کارمندان باشد. در نظر داشته باشید که دوره های بحران این چنینی، ترس و نگرانی به همراه می‌آورند. یکی از اصول در چنین دوره هایی، حفظ ارتباط موثر با کارمندان، آپدیت کردن آن‌ها و رفع نگرانی هاست.
به کارمندان اطلاع لازم درباره رویه های اتخاذ شده برای ایجاد امنیت چه در شغل و حقوق، چه در شرایط کاری و سلامت محیط را بدهید.
همچنین رویه های استاندارد اجرایی SOP های سازمانی را در این بحران بازبینی کنید و به کارمندان اطلاعات لازم را منتقل کنید. در صورت دورکاری، رویه ها و Procedure ها را با شفافیت کامل به کارمندان منتقل کنید. به معنای ساده تر، به کارمندان خود بگویید که در زمان دورکاری دقیقا چه کاری را باید به چه نحوی انجام دهند. در صورت نیاز به پر کردن بازه زمانی خاصی در طول روز، راهکاری برای این مسئله بسنجید و آن را به کارمندان خود اطلاع دهید.

از سلامت نرم افزار های‌تان و نحوه کار کارمندان با ابزارهای دورکاری اطمینان حاصل کنید.

در صورتی که در زمان دورکاری، کارمندان باید از منزل به سیستم های مستقر در شرکت متصل شوند و یا امکان کار کردن با نرم افزارهایی که پیش‌تر فقط از طریق اینترانت ممکن بود را ایجاد کرده اید، حتما سیستم ها را تست کنید. از درست کردن تمامی اکانت های کاربری اطمینان حاصل کنید و سطوح دسترسی کاربران به سیستم را چک کنید.

همچنین در صورتی که قصد استفاده از نرم افزار هایی مانند ترلو، اسکرام دسک و یا Anydesk را دارید، اطمینان حاصل کنید، کاربران آموزش های لازم را دیده اند.

ارتباط مستقیم حتی از راه دور هم ممکن است.

حفظ ارتباط مداوم با اعضای شرکت، در ایجاد روحیه بسیار موثر است. ارتباط را از راه های متفاوت امتحان کنید و بهترین گزینه برای هر کارمند را در نظر بگیرید.
همچنین امکان همکاری مشترک روی پروژه ها را از طریق slack یا Google Sheets ایجاد کنید.
بحران فرایند های سازمانی در این شرایط در صورت شفافیت داشتن به سادگی قابل کنترل است. مطمئن شوید که تیم منابع انسانی‌تان ارتباط خوبی با تمامی کارمندان دارد و امکانات لازم برای جویای وضعیت شدن اعضا را دارد.
در چنین بحرانی ممکن است به طور ناگهانی هریک از اعضا دچار بیماری شود، امکانی برای درخواست مرخصی از راه دور و همچنین ارسال کمک به همکارانی که به تنهایی زندگی می کنند را ایجاد کنید.
در نظر داشته باشید که اگر کارمندان بتوانند اطمینان کامل و حس اعتماد در زمان بحران به شما پیدا کنند، میزان وفاداری‌شان بیشتر خواهد شد.

حتی در بحران هم خطر پیدا شدن رقبای جدید حذف نمی‌شود

دائما خود را از اطلاعات وضعیت جهانی و کشوری آپدیت نگه دارید. بحران باعث خلاقیت می‌شود و در بروز این خلاقیت ممکن است رقبایی با ایجاد مزیت‌های بیشتر از شما جلو بزنند.
پیشبینی های لازم را با دنبال کردن وضعیت سهام ها، میزان فعالیت سایر کسب و کار ها و یا تغییرات اوضاع اقتصادی داشته باشید تا بتوانید در لحظه و با سرعت، تغییرات را در ساختار فرایند های خود ایجاد کنید.

نوشته بعدی بلاگ نوژن در رابطه با نرم افزار های آنلاین مدیریت دورکاری است.

پاسخی بگذارید

14 + 15 =