برون سپاری پروژه چیست؟

برون سپاری پروژه  به معنای استخدام یک فرد یا تیم خارج از سازمان برای ارائه خدمات، اجرای فعالیت و یا طراحی سیستم/کالاهایی است که به صورت سنتی درون سازمان و توسط نیروی‌های سازمانی انجام می‌شد و زین پس این اشخاصی خارج از شرکت مسئولیت انجام این کارها را به عهده دارند. طبیعتا این فرد یا افراد از مهارت و تجهیزات بیش‌تر و بهتری نسبت به شرکت برخوردار هستند.

برون سپاری در واقع نوعی قرارداد پیمانکاری است که در آن افرادی مستقل یا سازمانی پروژه‌های شما را انجام می‌دهند و مسئولیت انجام و ریسک عملکرد ارائه خدمات یا تولید و عرضه کالا بر عهده شخص یا اشخاص طرف قرارداد می‌باشد.

پس با توجه به این تعریف در حوزه نرم افزار یا سیستم‌های آنلاین، زمانی که کسب وکار یا سازمان از خدمات تامین کنندگانی مانند (فریلنسر یا شرکت نرم افزاری) استفاده می‌کند، در واقع آن فرایند را برون سپاری کرده است.

ساده‌تر بگوییم : شما نیاز دارید کاری انجام شود، به هردلیلی تمایل ندارید منابع درون شرکتی را به ان کار اختصاص دهید، پس فردی خارجی را تحت قرارداد به کار میگیرید : این می‌شود برون سپاری.

در سال‌های اخیر، با اثبات مزیت‌های غیرقابل انکار برون سپاری در دنیای کسب و کار، گرایش سازمان‌ها به سمت این مدل بیشتر شده است. به خصوص در حوزه تجارت الکترونیک، توسعه سیستم‌ها، گرافیک، طراحی اپلیکیشن موبایل و طراحی سایت ، این ترند بیشتر دیده می‌شود.

این مقاله در تکمیل مقاله پیشین بلاگ، به مبحث برون سپاری پروژه های نرم‌افزاری، انتخاب بین شرکت‌ طراحی اپلیکیشن و سایت یا فریلنسر و همچنین مراحل برون سپاری می‌پردازد.

برون سپاری به چه صورت انجام می‌شود؟

اگر ایده‌ای برای طراحی اپلیکیشن موبایل و طراحی سایت دارید، یا کسب و کار شما در مرحله‌ای است که قصد توسعه سامانه آنلاین آن را دارید، نیازمند یک تیم نرم افزاری هستید.

تبدیل یک مدل کسب و کار، به مدل کسب و کار آنلاین فرایندی زمان‌بر و نیازمند به استراتژی است. می‌دانیم که طراحی سامانه‌های آنلاین به تخصص، مهارت و بودجه بندی مناسبی نیاز دارد. با این که تجمیع نیرو، منابع و دانش فنی در سازمان برای تولید یک محصول ارزش بالایی خواهد داشت و به نوعی شما در این مسیر یک سرمایه‌گذاری کرده‌اید ولی هزینه تجمیع این تیم برای هر کسب و کاری ممکن نیست. به خصوص که بعد از تحویل نهایی محصول و ورود به فاز لانچ بخشی از این تیم، دیگر تسکی برای ارائه نخواهد داشت و عملا باید نیروها تعدیل شوند.

در واقع زمانی صحبت از برونسپاری به میان می‌آید که استخدام یا اختصاص نیرو برای انجام پروژه مقرون به صرفه نباشد.

به همین دلیل است که به جز در مواردی خاص، بسیاری از کسب و کار‌ها طراحی سامانه آنلاین خود را برون سپاری می‌کنند.

برون سپاری به این کسب و کارها توانایی تمرکز روی فعالیت های اصلی کسب ‌و کار و تقویت نقاط قوت را می‌دهد.

فرایند طراحی سامانه آنلاین، فرایندی پر چالش است و برای کسب و کار‌ها در هر مقیاسی انرژی‌بر است. حذف بخش اجرایی این فرایند از سازمان، به معنای حذف یکی از عوامل دغدغه در سازمان است.

فرایند پردغدغه و چالش برانگیز طراحی سامانه آنلاین به صورت درون سازمانی منجر به کاهش تمرکز بر انجام سایر پروژه های جاری سازمان‌خواهد شد و همین دلیل مهم‌ترین دلیل برای برون سپاری کردن فرایند‌ها در سازمان می‌باشد.

در این موقعیت کسب و کار‌ها با آگاهی کامل نسبت به معایب و ریسک‌های احتمالی برون سپاری، باید یک انتخاب استراتژیک در گزینش بین پیمانکاران برون سپار انجام دهند. چرا که برون سپاری به ذات یک فعالیت ریسک پذیر است و انتخاب شرکتی که مسئولیت برون سپاری را به عهده دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است.

ریسک‌های برون سپاری نرم افزاری:

آگاهی از معایب به اندازه شناخت مزایا اهمیت دارد و ما در این متن ابتدا به معایب کلی برون سپاری می‌پردازیم چرا که اعتقاد داریم صاحبان کسب و کار باید با آگاهی کامل به سمت ما که یک شرکت نرم افزاری هستیم بیایند. سپس مزایای برون سپاری در برابر درون سپاری را می‌گوییم و در نهایت راهکار‌هایی برای یک انتخاب امن و استراتژیک را معرفی می‌کنیم.

معایب برون سپاری

عدم هماهنگی

هر راهکار برون سپاری همراه خود ریسک عدم هماهنگی را دارد. عدم هماهنگی در پروژه‌های برون سپاری بین کارفرما و مجری طرح، منجر به کاهش کیفیت محصول طراحی شده و یا برآورده نشدن نیازهای کارفرما در محصول یا خدمت ارائه شده خواهد شد. عدم انتقال کامل و شفاف خواسته‌ها و نظرات از هر دو سو، منجر به عدم هماهنگی می‌شود.

هزینه

برون سپاری فرایندی هزینه بر است. در صورتی که فرایند های برون سپاری مدیریت نشوند هزینه آن‌ها ممکن است برای کارفرما بیشتر از هزینه استخدام نیروی مستقر شود. کیفیت کار، تعهد مجری و همچنین شفافیت در اختصاص هزینه‌ها به کارفرما کمک به‌سزایی در تصمیم گیری می‌کند.

این نکته نیز خالی از لطف نیست، هر گرانی بی دلیل و هر ارزانی بی حکمت نیست. مهم تعادل هزینه و تناسب آن با کیفیت پروژه نهایی است. همانقدر که در برابر قیمت های بسیار پایین باید مکث و فکر کنید، قیمت های بسیار بالا را هم به عنوان حرف آخر نپذیرید.

ارتباط غیرمستقیم

بیشتر ارتباطات با تیم برون سازمانی، از طریق فضاهای غیرحضوری و مجازی مانند ایمیل و یا Slack صورت می‌پذیرد. این موضوع به طور بالقوه می‌تواند منجر به ایجاد سوءتفاهم هایی بین شما و توسعه دهندگان شود و احتمال بروز خطاها افزایش خواهد یافت.

تاخیر در تحویل

برخی از پروژه‌های برون سپاری به دلیل عدم شفافیت قرارداد، منجر به تاخیر در تحویل پروژه که باعث نرسیدن به ددلاین‌های مهم کارفرما برای لانچ اپلیکیشن می‌شود.

خطری برای اسرار و امنیت شرکت

وابستگی به یک سازمان خارجی و افشای اطلاعات داخلی مجموعه به یک تیم خارج از سازمان ممکن است باعث افشای اطلاعات مهم شرکت شما شود. پیشنهاد ما به شما برای رفع این مشکل، امضای تفاهم نامه‌ عدم افشا می‌باشد.

استهلاک مدیران داخلی

شیفت پیدا کردن تمرکز مدیران داخلی سازمان از وظایف مهم تیم‌های داخلی به تصحیح و کنترل عملکرد مجری برون سپاری. زمانی این مسئله پیش می‌آید که به دلیل عدم مدیریت صحیح فرایند اولیه برون سپاری، گایدلاین های حقوقی برای پروژه در یک قرارداد ثبت نشده باشد. و یا خود سازمان اشراف کامل به پروژه نداشته و صرفا به دلیل از بین بردن Load داخلی سازمان پروژه را بدون نظارت به بیرون از سازمان واگذار کرده باشد. در چنین حالی، در مسیر انجام پروژه مدیران میانی و اجرایی سازمان برای حفظ کیفیت ناچار به پیگیری‌های مستمر از تیم برون سپاری خواهند شد این مسئله لود زمانی و انرژی بیشتری را برای مدیران میانی ایجاد کرده و منجر به استهلاک نیروهای مفید برای سازمان خواهد شد.

مزایای برون سپاری پروژه

در بخش قبل به تفصیل مهم‌ترین ریسک های برون سپاری را توضیح دادیم. هر ریسکی با مدیریت اصولی می‌تواند تبدیل به یک نقطه قوت شود.

این که برون سپاری راهکاری بهینه، کم هزینه و منطقی برای کسب و کارها است غیر قابل انکار است. ولی به شرطی که کسب و کار با یک استراتژی به سمت برون سپاری برود.

مزایای برون سپاری در مقابل درون سپاری در چند اصل مهم خلاصه می‌شود:

صرفه جویی در هزینه‌ها

به خصوص در پروژه‌های نرم افزاری، استخدام و تامین منابع برای تیم‌های درون سازمانی هزینه‌ای به مراتب بالاتر برای شرکت‌ها و سازمان‌ها دارد. البته این مورد به صورت مستقیم به مدل کسب و کار و نحوه مدیریت آن سازمان بر می‌گردد. حذف هزینه‌های ثابت از سیستم و تبدیل آن‌ها به هزینه‌های متغیر با برون سپاری ممکن می‌شود. زمانی که بارهایی مانند حقوق، هزینه دفتر، بیمه، خرید و نگهداری سیستم به یک هزینه متغیر شارژ نیروی برون سپار شیفت می‌شود، فشار مالی از روی صاحبین کسب و کار برداشته شده و فرصتی برای خلق فرصت های جدید با منابع مالی مانده در کسب و کار ایجاد می‌شود.

تمرکز بیشتر بر کارهای درون سازمانی

پیداکردن زمان، انرژی و اختصاص تمرکز نیرو‌ها به فعالیت‌های اصلی سازمان. در شرایط اقتصادی فعلی، مسئله مهم ویروس کرونا و همینطور رقابتی شدن بازارها، نوآوری نقش مهمی در موفقیت طرح‌های کسب و کار دارد. بسیاری از فرصت‌های مهم در یک چشم به هم زدن از بین می‌روند و رقبا از هر گوشه کناری می‌توانند شما را از چرخه بازار بیرون بیندازند. در چنین شرایطی کسب و کار لازم است تمرکز خود را بر روی گسترش محدوده فعالیت، ایجاد نوآوری و مطالعه بازار بگذارد. مدیریت یک تیم نرم افزاری که چالش‌های بسیار خود را دارد یک هزینه مضاعف است و تنها استخدام و گزینش نیروهای لازم برای مدیریت چنین تیمی هزینه‌ای گزاف و انرژی به‌سزایی می‌طلبد.

کیفیت در نتیجه تخصص متمرکز

تیم های نرم افزاری، ساختار مستقل و متمرکز دارند. کارمندان تیم نرم‌افزاری در صورتی که در روال‌های اداری پیچیده، بروکراسی و چالش‌های نامتمرکز کسب و کار درگیر نباشند، جای بیشتری برای خلاقیت و ایجاد کیفیت خواهند داشت. در پروژه هایی که به شرکت های نرم افزاری برون سپاری می‌شوند، فرصت استفاده از افراد متخصص ایجاد می‌شود. افرادی که به دلیل کار بر روی پروژه های چالشی، امکان ایجاد فرصت خلاقیت و طراحی بهینه دارند.

افزایش نوآوری در سازمان

زمانی که کسب و کارهای سنتی و سازمان‌ها به تیم‌های برون سازمانی روی‌ می‌آورند درهای نوآوری و استفاده از نقطه نظر‌های متفاوت را به روی خود باز می‌کنند. ورود افراد متخصص از فیلد‌های مختلف، سبک تفکر و لایف استایل متفاوت به گردونه کارمندان یک سازمان یا کسب و کار منجر به ایجاد جرقه‌های ذهنی می‌شود که در حالت عادی امکان آن وجود نداشت.

چگونه یک شرکت نرم افزاری مناسب برای برون سپاری پیدا کنیم؟

انتخاب تأمین‌کنندگان برون سپاری مناسب برای دریافت خدمات، یک تصمیم دشوار است. به هر حال، در آغاز باید به این نکته توجه داشته باشید که هیچ شرکتی نمی‌تواند یک شریک ایده آل، کامل و بی نقص برای شما باشد. انعطاف پذیری در روابط، یک ضرورت به شمار می‌آید.

برای آنکه بتوانید یک تصمیم آگاهانه و هوشمندانه در این باره اتخاذ کنید، توقعات و انتظارات خود از برون سپاری را مشخص کنید و مهم‌ترین معیارها برای انتخاب تأمین‌کنندگان برون سپاری موردنظرتان را شناسایی نمایید. اجرای این فرآیند، پیش از انتخاب تأمین‌کننده، حقیقتاً مهم و ضروری است. زیرا آن‌ها بی‌شک ایده‌های شخصی خودشان را برای شرکت شما پیاده‌سازی می‌کنند و بهترین‌ها و مناسب‌ترین‌ها را برحسب توانمندی‌ها و نقاط قوت خود برای شرکتتان انتخاب می‌نمایند.

 در نهایت

با توجه به موارد گفته شده دلیل محبوبیت برون سپاری مشخص شد، اما اینکه برون سپاری کنید یا خیر تصمیمی است که شما باید بر اساس نیازها، منابع مالی و توقعات خود از پروژه و با نگاه به فرصت‌ها و محدودیت‌های برون سپاری پروژه بگیرید.